Conference Matters 138

BRANDED CONTENT

ONDERZOEK

NN Egmond Halve Marathon en Jumping Amsterdam. Er zijn zeven sportevenementen naar het tweede halfjaar verplaatst, waaronder Indoor Friesland en NN CPC Loop Den Haag. De sportevenementen trokken 3,7 miljoen bezoeken en hadden ruim een half miljoen deel nemers. Dat is respectievelijk 78 en 65 procent ten opzichte van de eerste helft van 2019. Vooral de afgelasting of verschuiving van enkele grote deelnemersevenementen had impact. Zo is de City-Pier-City Loop normaal gesproken goed voor 36.000 deelnemers en de Nationale Rode Kruis Bloesemtocht in de Betuwe voor 34.000. Méér concerten dan in 2019 in de eerste zes maanden van 2022 vonden meer concerten plaats dan in dezelfde periode in 2019. In april en mei waren dat veel verplaatste concerten. Verder gingen er 35 concerten niet door, waaronder Snollebollekes Live in Concert en Shawn Mendes. Veertien geplande concer ten zijn verplaatst naar het tweede halfjaar van 2022, waaronder de concerten van The Rolling

Stones en Pearl Jam (waarvan er vervolgens een tje werd afgelast). Bezoekaantallen en -bestedin gen bleven wel achter vergeleken met de eerste zes maanden van 2019. Dat komt vooral omdat er toen meer grotere outdoor-concerten plaats vonden, 34 tegen 23 nu. Nog meer uitsplitsingen: in het eerste halfjaar van 2022 lag het aanbod kunst- en cultuurfestivals ruim 20 procent lager dan in dezelfde periode in 2019. Ruim de helft van de geplande evenemen ten in het eerste kwartaal ging niet door, vooral door coronamaatregelen. Een ‘goed’ voorbeeld hiervan is het afgelaste A State of Trance in de Jaarbeurs. “Ook in het tweede kwartaal zijn festi vals geschrapt”, benadrukt Kruijver. “De redenen daarvoor waren onder meer te weinig voorberei dingstijd, tegenvallende kaartverkoop, te weinig capaciteit bij de politie en een groot tekort aan vrijwilligers. Het bezoek lag 15 procent lager en bestedingen aan vooral food & beverage bleef ook licht achter ten opzichte van 2019.”

Al een kwart eeuw organiseert het Neder landse bedrijf Congress Care medische conferenties en symposia. Een bewuste spe cialisatie, want de medische sector vergt een specifieke aanpak. “Hybride events zijn een positieve bijvangst.” Managing director Pepijn Klerkx zit ten tijde van het interview midden in de hectiek die een groot internationaal congres altijd met zich meebrengt. Sterker nog: los van al het geregel komt er ook een lange reis bij kijken, want de bijeenkomst vindt plaats in India. “Daar gaan zaken net even anders dan in Nederland, dus zal je ook ter plaatse veel moeten oplossen”, legt hij uit. “Dat is intensief maar ook altijd weer heel erg boeiend. Meestal organiseren wij congressen in Neder land, België en de rest van Europa.” Congress Care is opgericht in 1997 door Rob Zikkenheimer en Jacqueline van der Meer. Begin 2021 kwamen er twee nieuwe partners bij: Roderick Mulder kwam van buiten en ging zich bezighouden met finance en operations, terwijl project director Klerkx promoveerde tot mana ging director. “Eind dit jaar nemen we alle taken over van Rob en Jacqueline.” Tekst: Jeroen Mirck Congress Care regelt alles, maar blijft een specialist

‘Ook in het tweede kwartaal zijn festivals geschrapt, vanwege tegenvallende kaartverkoop en personeelstekort’

2019-2022

Medische specialisatie “Net als bij de start van het bureau ligt de nadruk nog steeds op medische congressen”, vertelt Klerkx. “We maken wel eens een uitstapje naar bijvoorbeeld een universitair congres, maar ver wacht van ons geen conferenties voor bedrijven als Nike of Microsoft. Die medische specialisatie komt voort uit de historie van het bureau, maar het heeft ook wel te maken met specifieke ver eisten voor dat soort bijeenkomsten, met name op het gebied van accreditatie en sponsorwer ving – twee zaken die wij goed kunnen. We hoe ven ook niet te verbreden, want we hebben er hier gewoon onze handen aan vol.” Congress Care begeleidt conferenties van A tot Z. “We doen alles behalve de inhoud”, glimlacht Klerkx. “Het eerste contact vindt vaak al drie tot vijf jaar van tevoren plaats, waarna we samen met de congresorganisator een planning, pro ject- en promotieplan opstellen. Daarna start er een intensief proces van een locatie zoeken, sponsorwerving, sprekersmanagement en de registratie van bezoekers. Tegen de tijd dat het congres plaatsvindt, zit het grootste deel van ons werk er alweer op.”

Hybride is een blijvertje Fysiek, online of hybride congres, het kan vol gens Klerkx allemaal. “Al zetten we hybride bijna niet meer in voor nationale conferenties, omdat afstand en bereikbaarheid daar niet echt een issue is”, zegt hij. “Bij mondiale congressen is het zeker een blijvertje. Daarbij moet je wel goed de afweging maken voor hoeveel mensen je zoiets optuigt. Als er maar veertig mensen online mee kijken, is het de moeite niet. Overigens is dit op voorhand niet altijd helemaal in te schatten. Vorig jaar pakte het juist geweldig uit bij een aidscongres: veel online delegates uit Afrika en Zuid-Amerika hadden de bijeenkomst vanwege de kosten nooit fysiek kunnen bezoeken.” De positieve bijvangst van de hybridisering is dat veel organisaties vaker dan eens per jaar con tact willen met hun achterban. Klerkx: “Vanwege onze opgebouwde ervaring met online events organiseren we voor hen naast een (twee)- jaarlijks live-congres ook tussendoor meerdere topic-specifieke webinars. Daar is veel animo voor, al moet je wel slim schakelen met tijd- zones.”

ECC LEIDEN Haagse Schouwweg 10, LEIDEN events@eccleiden.com

+31 (0)71 203 39 89 ECCLEIDEN.COM

UNIEKE HOTSPOTS Eén van de leukste locaties voor meetings en events vind je in Leiden. Met 14 vergaderzalen én innovatieve hotspots kan je in ECC Leiden vergaderen, ontmoeten en beleven tijdens allerlei vormen van bijeenkomsten. Vergader op de bodem van een voormalig zwembad The Pool, brainstorm op The Terrace en pak lekkere tussendoortjes in The Canteen . In The Greenhouse geniet je het hele jaar door van een mediterrande sfeer én temperatuur. Compleet met heerlijke catering, uitstekende koffie en een gastvrije ontvangst van onze meeting hosts. Deze locatie moet je beleven!

MEETINGS • CONFERENCES • EVENTS

www.congresscare.com

33