Conference Matters 140

COLUMN

Meetingdesign is voor eeuwig anders

De Meeting en Eventbranche draait weer en wij eventprofs vertrouwen onze oude patronen en expertise en gaan helemaal los! Opdrachten zat en alles mag en alles moet. Maar is de wereld nog wel hetzelfde? Zijn we bezig met oude onnodige projecten die bakken energie kosten en niet meer van deze tijd zijn? Het is geen 2020 meer hè. Er wachten projecten op het gebied van online verbinden, AI, hybride events, social networking events, et cetera. Hallo! Ben je er nog? Volgens mij heb ik net alle buzzwords op een rij genoemd die mij in vaklitera tuur snel laten afhaken. Gaap! Ik geloof namelijk in een nieuwe leukere meeting- en eventwereld en betwijfel zeer of bovenstaande trends de toekomst zijn. Kan het vanaf nu niet gedurfder, echter, puurder en leuker? Ik snak naar slimme meeting design met écht contact. Ontmoetingen en meetings zonder stroom en wifi. Daar wil ik het graag hier met jou over hebben. Het is namelijk best wel eenvoudig om de klant van de toekomst voor je te winnen. Je bent nodig want de wereld is echt anders dan voor het C-tijdperk. Veel meeting-regels zijn zoek en de klant weet het soms ook niet meer met al dat thuiswerken. Heel misschien maak je zelfs de wereld wat beter, want goede meetings met nieuwe design-inzichten zorgen voor minder polarisatie en meer begrip tussen mensen. Je klant van de toekomst is de gamer die nu nog schreeuwt naar z’n Twitch in zijn puberkamer. De tweedejaars student met oortjes in bij jou in de trein, de Tik Tok meisjes die nu shinen met coole dansjes. Er gaapt een immens flinke coronagrens tussen de klanten van toen en nu en die van de toekomst. Hoe breng jij deze samen? Klaar voor wat nieuwe ideeën voor de meeting van de toekomst? Tip 1: Geef afgesproken schermtijd maar pak ook die #$@^^$^mobiel af. Een meeting of event is geen bubbel meer. Ooit lokte je klanten naar één plek op de wereld en dompelde je ze onder met lange sociale programma’s en marathonvergaderingen. Ze moesten wel praten met elkaar. Als ik nu groepen klanten ontmoet in een hotellobby zie ik allemaal mensen met gebogen ruggetjes die stampen op hun laptop of nog erger… bijziende boomers die op hun phone de kleine lettertjes van hun e-mail amper kunnen lezen. Sneu, sneu, sneu. Dát is niet de bedoeling van een top event die het verschil gaat maken. Mensen komen moe aan en worden nog vermoeider gedurende jouw event. Tijd om ze te redden. Tip 2: Innoveer de ruimtes. Carré-opstelling is uit. Hospitality desks ook. Breek grenzen en democratiseer meetings. Zorg dat er plek is voor chillen, lopen, autonomie. Bijvoorbeeld incheck lopend met ipad is zoveel fijner dan klanten in de rij laten staan voor een badge. Laatste tip: Zorg dat eventruimtes en meetingrooms niet afgesloten zijn en pas gamification toe. Laat deelnemers zich uniek voelen op het gebied van hospitality en de klantenreis moet net zo simpel en logisch zijn als het installeren van je smartwatch. De wereld is een game en je klant heeft zelf de controller in handen, dus jij moet het speelveld en de regels uitleggen. Gaat mooi en creatief worden die toekomst. Ik wens je een topseizoen en genoeg tijd om samen met je team rond een kampvuur te zitten zonder mobiel. Hou het simpel, volg je hart en blijf puur.

Leiden

Van de vestiging van de eerste universiteit van Nederland in 1575 tot de titel European City of Science 2022 : Leiden hee een internationale reputatie als centrum van kennis en innovatie. Om die en vele andere redenen is Leiden de perfecte bestemming voor uw wetenschappelijk congres of event. Met haar rijke culturele erfgoed, de vele bijzondere venues en de wetenschap die is verankerd in de stad, biedt Leiden een unieke toevoeging aan uw event.

Foto: Merel Meijdam

Wilt u weten hoe het is om zelf uw event in Leiden te organiseren? Kijk op onze website .

ANNA-MARIA GIANNATTASIO Eigenaar van eventbureau PuurEvents.nl.

Podcastmaker, blogger, escaperoom

leidenconventionbureau.nl

bouwer en @puur op Twitter. Elke dag deelt

ze haar inspiratiemomenten in een

Insta-story op @nooitsaai.

25