Conference Matters 140

COLUMN

Als je zaken doet met een congresorganisator, moet je goed weten wie je tegenover je hebt. Is het een routinier die al veel congressen in goede banen heeft geleid of juist iemand die dit voor het eerst doet? Ook maakt het een wezenlijk verschil of je te maken hebt met een tussenpersoon of iemand van het organiserende instituut zelf. Als je dat niet goed in beeld hebt, voer je het verkeerde gesprek. Grote bedrijven als Unilever en Philips hebben hun eigen congresorganisatoren in dienst. Dat is prettig voor alle betrokken partijen, want deze mensen kennen alle ins en outs. Het zijn niet alleen professionele organisatoren, maar ze weten ook inhoudelijk waar het congres over moet gaan, kennen de doelstellingen van hun werkgever van haver tot gort en zijn zich bewust van eventuele zakelijke of politieke gevoeligheden. In zo’n geval schakel je met degene die zelf alle antwoorden heeft. Er ontstaat geen ruis op de lijn. Hoe anders is dat met een tussenpersoon. Ongetwijfeld een uiterst professionele organisator, maar specifieke inhoudelijke kennis over het congres zal hij moeten ophalen bij zijn opdrachtgever. Een tussenpersoon moet extreem goed luisteren, zodat hij twee kanten op de juiste informatie kan doorgeven. In de communicatie is niet alleen de positie (intern of extern) van groot belang, maar ook de mate van ervaring van de organisator. Een routinier weet precies wat hij wil en hoef je als gesprekspartner niet op sleeptouw te nemen. Daar staat tegenover dat iemand die voor het eerst een groot interna tionaal congres organiseert, juist heel dankbaar zal zijn voor de hulp van een meedenkende partner. Zelf was ik als hotelmanager vaak in de positie van meedenker. Zowel tussenpersonen als onerva ren organisatoren staan constant onder druk om kwaliteit te leveren. Als hotelier voel je die frictie, want hij is je maar al te goed bekend. Elk evenement is meer dan dat fysieke evenement zelf. Het gaat om de complete meeting journey, die van begin tot eind moet kloppen. Zijn alle touchpoints voorbereid en ingevuld? Wanneer begin je met de voorbereiding van elk onderdeel? Als organisator weet je het beste of zo’n klantreis klopt, want je wordt geacht de bezoekers het beste te kennen. Is het draaiboek op orde, hoor ik vaak. Voor een optimale organisatie heb je geen draaiboek nodig, maar een compleet script. Het verschil? Je wil niet alleen het tijdschema weten, maar ook hoe alles wordt georganiseerd. Een onervaren organisator help je door jouw eigen standaardscript aan te bieden. Ook stel ik altijd voor om het complete script vooraf met alle stakeholders samen ter plaatse goed door te lopen, om te kijken of alles klopt en past. Een klein beetje uitloop kan altijd gebeuren, maar je moet checken of het script daar tegen bestand is. Een voorbeeld: blijft een lunch eetbaar als hij een kwartier later dan gepland wordt geserveerd? Natuurlijk gaat in de praktijk niet alles helemaal goed, maar voor elke organisator geldt: er bestaat geen perfectie zonder een beetje imperfectie. Zolang je maar duidelijk en transparant met elkaar overlegt. Spreek verwachtingen uit en zorg dat je elkaar begrijpt. Dan komt het goed met de orga nisatie van elke meeting. Wat voor soort organisator ben jij?

Jouw congres in verrassend en veelzijdig Noord-Limburg goed georganiseerd met gratis advies en ondersteuning?

ROBERT PAYER Er zijn weinig hoteliers ter wereld met meer

ervaring dan Roberto Payer. Hij werkte 52

jaar voor Hilton, waarvan veruit de meeste

tijd voor Hilton Amsterdam. Daar startte

hij na zijn hotelschool als jongste bediende

en groeide hij uit tot general manager,

van 1991 tot 2022. In 2014 opende hij

bovendien het Waldorf Astoria Amsterdam.

Nog altijd is hij als adviseur verbonden aan

de wereldwijde hotelketen.

Reageren? Stuur een bericht naar

conferencematters@zynchrone.com

VENLOCONVENTIONBUREAU.NL

43