Live3Design 2023

zegt Yvonne de Jager, regelmatig moderator en dagvoorzitter op congressen en events. “Dat is juist een van de betere manieren om goede interactie te krijgen, maar het is nog te vaak een sluitpost. Iedereen wil graag netwerken tijdens de pauzes en na het event. Ik ga als moderator altijd actief op zoek naar feedback, want ik wil weten hoe de ‘doelgroep’ het ervaart.” De Jager ziet dat de vormgeving en inrichting van social spaces enorm per venue verschilt. “Het hangt altijd samen met het budget en ambitie van de organisatie. Vaak is het zo: hoe minder publiek, hoe soberder de inrichting, foyer en catering.” Hinderlijke akoestiek Metz noemt ze de opkomst van breakout-sessies of workshops binnen een event. Ook daarvoor is het han dig kleinere, knusse ruimtes te creëren om tot optimale interactie en creativiteit te komen. “Dan gaat het niet alleen om de attributen die erbij nodig zijn zoals white- boards, post-its, grote vellen papier. Het zit hem met name vaak in de akoestiek. Het gebeurt regelmatig dat venues hier niet goed op in kunnen spelen en dat is met name hinderlijk als de verschillende groepjes elkaar niet goed kunnen verstaan.” Veel variabelen Regelmatig organiseert Farid Tabarki als oprichter van Studio Zeitgeist events voor klanten, maar hij is zelf ook spreker. Hij kan vanuit diverse perspectieven kijken naar events, hoe ze gestyled worden. Tabarki noemt zich tijdgeestonderzoeker. “Wij proberen de tijdgeest te vangen en kijken naar wat die ontwikkelingen van nu voor de komende vijf tot tien jaar kunnen betekenen. Daarin ondersteunen we organisaties en bouwen we hier ook verder aan tijdens events.” Innovatie en experiment staat daarbij voorop. Tabarki meent dat de eventstyling en inhoud altijd aan elkaar gekoppeld moeten zijn. “Wat wil je bereiken? Je kunt bij wijze van spreken ook mensen zelf hun jas laten ophangen als dat in de filosofie past van meer eigenaarschap, meer zelf doen tijdens een event. Dan kun je daar heel leuk mee spelen. Je kunt ook zeggen: onze hospitality moet een totale tien zijn, want dat past ook bij onze organisatie. Dus er zitten heel veel variabelen in.” Innovatie lab Mede dankzij de nieuwe technologieën kun je social spaces ook aankleden tot ruimtes voor nieuwere ervaringen tijdens je evenement, zoals bij de TED

‘The mystical place where you end up at a party within the party of a party. Creating happy accidents that take you to places

you never expected.’ Mysteryland 2023

TIPS VOOR CREËREN VAN SOCIAL SPACES

regelmatig gebeurt. Interactie ontstaat bijvoorbeeld door het neerzetten van een innovatie lab waarbij deelnemers nieuwe gadgets en tech met elkaar kunnen uitproberen. Ook gamification is volgens Tabarki een uitstekende manier om niet alleen in de zaal, maar ook daarbuiten mensen met elkaar te laten socializen. Customer journey Tabarki ziet eventorganisator ID&T als lichtend voor beeld voor hoe een evenement eruit kan zien. “Jaren geleden had je rond Mysteryland en al die andere grote feesten al een enorme customer journey waarbij de bezoekers volledig betrokken werden. We zien steeds vaker dat wat ID&T al jarenlang tot in de puntjes verzorgd hebben nu ook bij andere type evenementen wordt doorgevoerd. Voorafgaand aan het event al con tent maken, mensen matchen, vragen stellen en na het event highlights laten zien. En tijdens het evenement veel ontmoetingsplaatsen en plekken creëren voor interactie.”

9. Aandacht voor sfeer: Licht, geluid en temperatuur spelen een grote rol in hoe mensen een ruimte ervaren. Goede verlichting kan ervoor zorgen dat men sen zich comfortabeler voelen en meer geneigd zijn om te interageren, terwijl te luide muziek of een te warme tempera tuur mensen juist kan afstoten. 10. Involveer de bezoeker: Zorg dat de bezoeker zich welkom voelt en on derdeel is van het evenement. Dit kan bijvoorbeeld door een welkomstpakket, interactieve spelletjes of enquêtes over de ervaring van het evenement. 11. Moedig sprekers aan om te socializen: Als een spreker wordt aangemoedigd om naar een sociale ruimte te gaan na haar of zijn presentatie dan kan hij of zij direct vragen beantwoorden. Mensen voelen zich vaak meer op hun gemak om in gesprek te gaan in een netwerkruimte dan in de zaal.

5. Toegankelijkheid: Zorg dat alle ruimtes toegankelijk zijn voor mensen met een handicap. Dit betekent onder andere dat er geen trappen of andere obstakels zijn die de toegang kunnen belemmeren. 6. Rustige zones: Ondanks de behoefte aan interactie, moeten er ook plekken zijn waar bezoekers zich even kunnen terugtrekken voor rust of privacy. Dit kan een klein paviljoen zijn, of gewoon een rustig hoekje. 7. Technologie: Maak gebruik van techno logie om interactie te bevorderen. Dit kan bijvoorbeeld door schermen met live feeds van presentaties, interactieve displays of zelfs apps die bezoekers helpen om te navigeren en met elkaar te verbinden. 8. Voldoende voorzieningen: Zorg dat er voldoende voorzieningen zijn zoals eten, drinken en sanitaire voorzieningen. Dit draagt bij aan het comfort van de bezoekers en maakt het gemakkelijker voor hen om langer te blijven en meer te interacteren.

1. Gebruik van ruimte: Zorg ervoor dat de ruimte wordt ingericht op een manier die sociale interactie aanmoedigt. Dit kan bijvoorbeeld door het plaatsen van zitplekken in cirkels of semi-cirkels, waar door mensen eenvoudiger met elkaar kunnen praten. 2. Duidelijke routes: Zorg ervoor dat het duidelijk is hoe men van de ene plek naar de andere kan gaan. Gebruik be wegwijzering, kleuren of patronen op de vloer om routes te markeren. 3. Zichtlijnen: Het is belangrijk dat mensen elkaar en belangrijke bezienswaardig heden of punten kunnen zien vanaf verschillende punten in de ruimte. Dit helpt mensen om zich te oriënteren en vereenvoudigt interactie. 4. Flexibiliteit: Inrichting van ruimtes moet flexibel genoeg zijn om verschillende soorten activiteiten mogelijk te maken. Denk aan flexibele zitplaatsen die ver plaatst kunnen worden afhankelijk van het type bijeenkomst of evenement.

L I V E 3 DE S I GN

6 7