Conference Matters 138

ACHTERGROND

Regio van kennis, verbinding & innovatie

Hybride voorziet volgens Rijpkema gewoon in een hedendaagse behoefte. “Je kunt de ogen niet sluiten voor het feit dat mensen steeds meer willen doen in de tijd die ze hebben. Boven dien zoeken ze een optimale balans tussen werk, privé en persoonlijke ontwikkeling. Daar moet je in het aanbod op inspelen. Een online versie van een evenement kan dan een belangrijke optie zijn, of wellicht het digitaal aanbieden van bepaalde componenten van het programma. Dat vergt een zorgvuldige afweging en niet elk event zal zich ervoor lenen, maar dit is wel waar je als organisator over moet blijven nadenken. Of je het nu wil of niet: digitale ontwikkelingen gaan een steeds belangrijker onderdeel worden van onze business.” “De live-communicatie moet duidelijk maken wat haar rol is”, stelt Ahoy-directeur Jansen. “Online events zijn geen vervanging van live. Zelfs uit gevers van games, die in coronatijd als een dolle hebben gedraaid, benadrukken het belang van elkaar ontmoeten, want zo bouw je het best aan je community. Ook de metaverse kan die fysieke ontmoeting niet vervangen. Digitale technieken zijn geweldig als ondersteuning, maar ‘live’ blijft essentieel.” De roep om hybride events heeft bij Jaarbeurs Utrecht de afgelopen twee jaar geleid tot de inrichting van een fraaie tv-studio in het Beatrix Theater, in samenwerking met av-specialist Heuvelman. Ook Libéma heeft in meerdere van haar locaties studio’s ingericht. “Hoewel de mindset van elkaar ontmoeten weer 100 pro cent terug is, zijn online events daarmee zeker niet alweer passé”, zegt Libéma-directeur Dona. “Dat is juist een prachtige ontwikkeling die ont moetingen alleen maar beter gaat maken. Ik geloof in hybride events. Het gaat erom een ont moeting te faciliteren. Als hybride daarbij helpt, is het per definitie waardevol. Het faciliteert, het is geen vervanging. Hybride kan helpen om men sen bij een event te betrekken die er anders niet bij hadden kunnen zijn. Het vergroot je bereik en kan de wereld verkleinen.” Beleving verlengen, wereld verkleinen

hebben omarmd gedurende de pandemie. Het was voor hen een ideale oplossing om aan hun verplichte bijeenkomsten te voldoen en al hun leden te bereiken, met zeer wisselend resultaat.” Dat sterk uiteenlopende succes heeft twee redenen, legt Ginjaar uit. “In principe organi seer je twee events, één live en één online. De ervaring leert dat het uitdagend is de twee te integreren. Als je het goed wil doen, heb je het effectief over een tv-productie on site, om ervoor te zorgen dat de online deelnemer naar een kwaliteitsproduct zit te kijken. Tegelijk wil je de live-deelnemer een event bieden zoals die dat gewend is. Live, inspirerend en met veel interactie. Zowel in duur (een online deelnemer houdt een congres van een dag vaak niet vol) als in opzet is het een grote puzzel. De vraag is of je het beoogde resultaat van je event, de gewenste verandering bij de deelnemer, op deze manier bereikt. In de huidige opzet en met de hui dige kwaliteit denk ik van niet.” De andere reden dat een hybride event kan tegenvallen, heeft te maken met de kosten. Ginjaar: “Bij wie komt het bonnetje te liggen? Bij de organisator en bezoeker, de locatie, of bij de AV-partij? Voor alle partijen staat het verdienmo del onder druk. Zo lang we daar geen oplossing voor hebben blijft hybride een aanvulling voor tijdens corona of andere calamiteiten, maar blijft het een beperkte plaats innemen in het meet inglandschap.” Gaan live-events veranderen? Toch bieden ook hybride events extra kansen, benadrukt Riemer Rijpkema, voormalig direc teur van CLC-Vecta en tegenwoordig Haagse lobbyist voor de zakelijke meetingbranche. “Je kunt hybride events nog meer op maat gaan aanbieden, waardoor je een grotere community kan bereiken. Vanzelfsprekend houden wel graag vast aan live, want niets heeft een vergelijkbare impact, maar we moeten ook serieus kijken naar toekomstige ontwikkelingen die sterk worden gestuurd door de maatschappelijke en economi sche invloeden. Live-events gaan blijven, maar zal dat ook echt in dezelfde vorm zijn? Worden evenementen wellicht wat kleiner van opzet, komt er meer nadruk te liggen op duurzaamheid?”

Ook Stefan Hutten, de nieuwe head of region van Easyfairs Nederland, gelooft in de blijvende potentie van hybride. “Lang niet elk evenement leent zich voor een online extensie, maar tegelijk zijn er genoeg voorbeelden waarbij het wel een optie is. Voor elk event moet je de aanvullende mogelijkheden van digitaal onderzoeken en daarin de juiste balans vinden. Wij bouwen com munity’s en dan werk je toe naar de climax. Dat is nog altijd een fysiek event. Wel kun je dankzij online events en platforms gedurende het jaar tussen twee evenementen contact houden met je klanten. Zo verleng je de beleving.”

“Online events zijn in coronatijd belang rijker geworden en dat zal zeker zo blijven”, zegt Ariën van Wetten, die als senior marketingmanager Benelux van IT-bedrijf Datto actief inzet op live-com municatie. “Wel stuit je dan op verschil lende problemen.” Allereerst is volgens Van Wetten het consumeren van content veranderd. “We kijken à la Netflix bij voorkeur wan neer het ons uitkomt. Daarom is het vaak beter om een webinar als stream aan te bieden, niet als live-event. Sowieso zijn we gestopt met webinars van een uur. Die zijn veel te lang en wor den zelden integraal teruggekeken. Een half uur is echt het maximum, zeker als het gaat om streaming.” Praktijkcase: hoe zet Datto online events in?

Welkom in Utrecht Een grote diversiteit aan inspirerende locaties voor zakelijke bijeenkomsten utrechtconventionbureau.nl

Lees de hele case op bit.ly/DattoNL

11