Conference Matters 138

TIPS & TRICKS

Help. Ze demonstreren bij mijn congres!

Je denkt een fijn congres georganiseerd te hebben in een accommodatie met weldadige rust, tuinen en ruimte. Alles loopt op rolletjes, precies wat de klant graag wilde. Maar dan staan er plotseling tientallen luidruchtige demonstranten voor de deur vanwege een bepaalde spreker. Wat nu? Negen tips om dit in goede banen te leiden. Een goed plan waarin alle mogelijke scenario’s zijn doordacht, is essentieel. 1. Beheersen is het doel Het voorkomen van protesten zou niet het doel moeten zijn, het beheersbaar houden en escala tie voorkomen wel. Dat is een gezamenlijke taak van organisator/planner, opdrachtgever, locatie en overheden. Daarbij hoort een tijdige en gede gen inschatting van risico’s en als locatie zal je je moeten verdiepen in je opdrachtgever en het doel van de bijeenkomst: ‘know your crowd’. 2. Een gedegen plan Van belang is dat je van tevoren een gedegen plan maakt waarin crowd-management wordt beschreven en waarin per situatie wordt aan gegeven wat de reactie moet zijn van locatie, beveiliging, organisator, management en lokale overheden. Dit betekent dat elk mogelijk scena rio vooraf doordacht moet zijn om escalatie te voorkomen. Communicatie is enorm belangrijk gedurende het hele proces van planning tot uitvoer. Event-safety is een samenwerking tus sen de locatie, de opdrachtgever, de planner en lokale overheden – en daarmee een gezamenlijke Tekst: Harald Roelofs

verantwoordelijkheid. Zorg er dus ook voor dat je conform plan voldoende resources beschikbaar hebt; van communicatiemiddelen en -protocol len tot beveiligingspersoneel. Een geïsoleerd beheersbaar protest kan makkelijk escaleren als de respons niet adequaat is of communicatie niet goed verloopt. Inschaling van risico’s is dan ook van belang; dat kan door sentiment-metin gen via social media of monitoring op locatie van de publieke opinie. 3. Iedereen op de hoogte Zorg dat iedereen op de hoogte is van het plan. Niet alleen de eindverantwoordelijken, maar alle partners en medewerkers die ermee te maken kunnen krijgen. Vooral ook de mensen bij de receptie, de medewerkers die de badges scan nen, et cetera. Bij grote bijeenkomsten met een hoog risico is het van eminent belang om van tevoren ook de politie te betrekken. 4. Risico’s goed afwegen Locaties en pco’s willen bij voorkeur neutraal opereren en facilitair voorzien in wensen en eisen, maar daarbij is het wel belangrijk risico’s af te wegen en te bepalen of je bepaalde bijeen komsten kunt en wilt hosten. Het gevaar bestaat dat je als locatie je organisatie niet hebt inge richt op mogelijke protesten met bijbehorende risico’s. Dit kan leiden tot escalatie en daarmee schade aan locatie, personen en daarmee imago. 5. Wat zijn de risico-events? Een greep uit topics en sprekers die als een mag neet op demonstranten kunnen werken:

- Klimaatverandering - Immigratie, asiel, vluchtelingen - Ministers, premiers, presidenten en royalty uit binnen- en buitenland - Energie-onderwerpen (gas- en olieboringen, hoge prijzen, milieukwesties)

- Sociaal-economische kwesties - Congressen van politieke partijen

Let op dat de kleinste uiting op je event al kan zorgen voor controverse. Kijk dus ook naar je sponsors, sprekers, dagvoorzitters tot aan de kleine stand bij de borrel.

6. Check social media vlak voor je event

Ook al doen de demonstranten misschien niet altijd een officieel persbericht uit, vaak is wel te achterhalen via social media of je ongenode bezoekers kunt verwachten. Zoek op je eigen event of accommodatie en ze komen wel tevoor schijn. Vooral op Twitter worden de meeste politiek gemotiveerde demonstraties en bijeen komsten gemeld. Vaak ontdek je dan ook waar ze elkaar ontmoeten. In veel gevallen word je van tevoren door de politie gewaarschuwd, maar ga daar niet van uit. 7. Neem geen stelling Ga als eventplanner of locatie niet in op inhou delijke discussies, bemoei je niet met politiek en neem geen stelling in een protest of demonstra tie. De-escalatie en alles beheersbaar houden is altijd het doel. Toon begrip zonder standpunt in te nemen, ook als je door de media wordt benaderd voor een quote. Vriendelijkheid, begrip en het

Demonstraties van Fossil Free Culture NL in Amsterdam.

62

63