Conference Matters 138

TIPS & TRICKS

Help onderstrepen van de vrijheid van meningsuiting (maar niet over de rug van congresbezoekers) zal altijd meer sympathie opwekken dan boosheid over de demonstraties of als je de belangen van de demonstranten bagatelliseert. 8. Afspraak herhalen Laat je in gesprekken met de demonstranten of hun vertegenwoordigers ook niet verleiden tot een politieke uitspraak. Benadruk dat je begrip hebt dat ze willen demonstreren, maar dat jouw vak met zich meebrengt dat je je mening over dit soort zaken voor je houdt. Het is lang niet altijd slim om zelf met demonstranten in con tact te treden, er zijn te veel scenario’s mogelijk om daar een algemeen advies over te geven. Als je toch met demonstranten onderhandelt: Herhaal altijd de afspraak die je (soms misschien op straat) met demonstranten maakt en vraag om bevestiging. “We spreken nu dus af dat…” en ga dan vriendelijk uit elkaar. 9. Geloofwaardig neutraal blijven Soms kan het lastig zijn de neutraliteit geloof waardig te houden als je een groepering van een zeer omstreden karakter host of daar een congres voor organiseert. In zo’n geval kun je al snel de vraag van de media verwachten waarom je onderdak biedt aan ‘zo’n enge club’.

Hét centraal in Nederland gelegen theater voor zakelijke evenementen & voorstellingen

Prakti jk voorbeeld van World Forum

World Forum in Den Haag was begin december 2021 gastheer van het jaarcongres van het naastgelegen Organisation for the Prohibition of Chemical Weapons (OPCW). “In de aanloop naar het evenement waren demonstraties aan gekondigd”, vertelt Marije Bouwman, deputy general manager van World Forum. “Conform de gebruikelijke communicatielijnen werden wij van tevoren door de politie op de hoogte gesteld dat er demonstraties plaats zouden vinden. Er heeft toen een gesprek plaatsgevonden met de politie, OPCW en World Forum om preventieve acties te bespreken. Tevens hebben wij een intern bericht gestuurd aan onze medewerkers waarin wij de do’s en don’ts hebben gecommuniceerd om ieders veiligheid te garanderen.” Een aantal van die tips: geen fietsen en auto’s parkeren rondom het gebouw, contact met demonstranten vermijden, verdachte situaties melden en het meegeven van een bepaalde rijroute om de demonstratie te vermijden. Bouwman: “Daarnaast hebben wij preventief extra hekken geplaatst rondom het gebouw op specifieke toegangspunten en de beveiliging opgeschaald. Tijdens het evenement hebben de demonstraties geen overlast gegeven. Op vrijdag 3 december is een bestorming geweest van het OPCW-gebouw door deze demonstranten. Wij hebben toen direct ons gebouw in lockdown gezet, wat betekent dat personeel in het gebouw binnen moesten blijven. Ter ondersteuning hebben wij achteraf CCTV- beelden vrijgegeven op aanvraag van de politie. Dankzij de genomen preventieve maatregelen heeft de bestorming geen impact gehad op onze mensen en materialen.”

Het risico bestaat dan dat je wordt meegetrok ken in de slechte naam van die betreffende groe pering. Aanwezige demonstranten hebben dan vaak al bij voorbaat de publieke opinie mee en kunnen het je enorm lastig maken. Neem dat mee in de afweging of je een specifiek congres in huis wilt hebben of op een andere manier als klant wil. Wellicht kun je dan ook niet de veiligheid van iedereen garanderen en dat kan al reden genoeg zijn om een klant te weigeren. Bonustip: Voor hotels is het soms moeilijker om ongewenste gasten buiten de deur te houden dan voor congressen waar een deelnemerskaart noodzakelijk is om binnen te komen. Een hotel kan in samenspraak met de organisator bepa len dat alleen mensen binnen mogen met een keycard of een reserveringsbevestiging op hun telefoon waarmee ze kunnen inchecken of het restaurant bezoeken. Mensen zonder zo’n reser vering kun je dan al bij de deur tegenhouden. Wel licht is wat discrete extra security bij de deur dan geen overbodige luxe. De eerste, tweede en vierde tip kwamen tot stand met dank aan Robbert Weddepohl, lid van de international board of directors van MPI.

Laat je als organisator

in gesprek met demonstranten niet verleiden tot politieke uitspraken

Zorg dat je in samenspraak met je partners, politie en lokale overheid van tevoren in je plan hebt staan hoe je (afgestemd op jouw situatie) hiermee omgaat. Kijk ook naar de reputatie die de demonstranten of hun organisatie hebben opgebouwd en werk verschillende groepen uit in je plan. Schoolkinderen die met hun onderwijzer voor een mooi doel komen demonstreren met knip- en plakwerk ga je natuurlijk anders benade ren dan boze volwassenen.

Event-safety volgens MPI Vanuit MPI is een safety- en security-guide beschikbaar waarin best practices opgenomen zijn voor tal van veiligheidsonderwerpen, waaronder deze. Ook in de forums op de MPI-website is hier aandacht voor en kun je eenvoudig vragen of uitdagingen neerleggen om feedback te krijgen van gelijkgestemden over de hele wereld. www.bit.ly/mpi-safety

64

65